#Prototype
#使用者介面設計
#需求探索
Velodash Staff：報到功能
協助工作人員能機動性完成現場報到的服務
專案期間
2個月
擔任角色
產品設計師
設計成果
功能流程規劃、設計完稿、工程交付
專案背景
Velodash Staff 一款適合單車活動主辦方的一站式管理場控B2B產品。主要提供活動上架管理、活動規劃、售票管理、參加資訊整合和即時場控的服務，可在活動當天追蹤所有工作人員及場上參與者動向，提供即時的通報及協助，協助主辦方提供給參與者安全且有效率的活動體驗。
產品客戶主要集中於台灣及日本，使用者多介於30-50歲，因此在設計上也將資訊簡單清楚的需求考慮進去。
擔任角色
專案期間為2個月，主要負責執行的項目有需求探索、排序優先級、介面迭代、版本測試及上線。在開發流程中，我除了產品設計外，也參與行銷宣傳的事務。我們團隊一共有 1 位行銷專員、1 位業務、1 位產品經理，3 位工程師一起合作此專案。
目錄
● 01 需求探索 ⭐️
使用者訪談、相關產品參考
● 02 需求收斂與釐清
釐清目前產品問題
● 04 上線前的品質控管
內部測試、實際活動測試
● 05 成效與回饋
使用者回饋
● 03 設計成果展示 ⭐️
重點設計項目、設計思考脈絡
我們想解決什麼問題？
一場活動常常花費大量時間及人力籌備，卻忽略現場場簽到環節，一旦有所延誤可能會大幅影響到後續流程，導致時程延宕。
目前產品僅提供活動事前的報名資料整合服務，不包含現場報到功能。主辦方在活動日當天需將參加名單紙本印出，並用標記方式一一區別已報到參加者。
而身為活動主辦方的夥伴，我們決定在產品加入報到功能，加速工作人員協助參加者報到入場。
需求探索
依據以上目標，我們展開許多探索：
●主辦方需求訪談
我們訪問了舉辦活動賽事經驗豐富的主辦方，對於活動報名流程的需求以及建議，確保在產品設計上能確實提供主辦方協助。
●相關產品/情境參考
市場上已有許多發展成熟的活動報到系統，我們參考了ACCUPASS、Klook、KKDAY，以及ACTIVE On-Site (美國)的活動報到流程，做為產品設計的參考。
ACTIVE On-site 的 QRcode報到方式
需求收斂與釐清
根據報到相關功能，我們觀察到幾個需注意的地方：
● 紙本報到易出錯且耗時
在大型活動最困擾的就是傳統的紙本行政作業，因在簽到程序、兌換物品的機制上容易混亂、出錯，若有突發狀況容易拖到後續流程。
● 現場報到效率差將影響現場動線
進入活動現場光是找姓名、報名資訊、領取識別證的流程就至少會花30秒，如果短時間內湧入大批人潮，就很容易讓現場塞成一團，造成參加者在現場排隊空等的窘境。
● 資訊同步很重要
在紙本簽到表上標記的情形雖然常見，卻無法掌握集時的報到狀況，實體的活動需要與線上的名單庫整合。
● 結合掃描功能
QRcode掃描報到或入場的方式，在許多活動報到系統的運用非常廣泛，可順利加速活動進場，動線更流暢，且方便多位工作人員同步使用操作。
原本的產品設計有幾個主要的問題：
報到需仰賴紙本且無法與其他工作人員同步，原本在活動前的參加者資料可透過產品整合輸出成CSV表單，但活動現場報到流程沒有產品的參與，無法讓主辦方將報到狀況留存做後續利用，若要更新活動報到狀況至資料庫，則需要花費額外的時間做統整。
我們將會把這些洞察轉為可以發揮的項目，並依照重要程度排序優先級，進行設計開發。
流程設計
在進入開始視覺設計和頁面排版之前，經由多次討論後，我們先梳理清楚什麼是合理的流程架構，後續將依循此流程設計。
參加者資訊頁
參加者資訊頁
參加者現場出示
確認信中的QRcode
工作人員以staff app
掃描參加者QRcode
顯示報到成功
可查看該位參加者的訂單資訊
報到失敗
(查無資料)
Yes
No
判定是否報到成功
參加者狀態顯示為
已報到
Velodah STAFF 活動頁掃描器
查無資料 Pop up
和團隊討論後，我們決定在信中加入QRcode而非產品中，以QRcode掃描方式判定報到成功與否，這能確保無論使用網頁版或手機版的所有參加者都能收到QRcode。
設計成果展示
＼現場報到系統／
支援多人協作，現場報到更有效率
📍掃描報到流程
我們將報到資訊以QRcode置入於參加者的確認信當中，當工作人員開啟活動頁中的掃描器掃描後，將會切換至參加者報名資訊頁，確認資訊正確後點選「報到」，即可將該參加者的報到狀況切換至「已報到」，點擊左上角返回，可接著進行下一位參加者的報到，讓流程可加速進行更有效率。
📍手動報到
考量到有些參加者沒有收到信可以出示QRcode，得花時間在一旁查找報名確認信的狀況，我們設計了第二種可由工作人員操作的報到方式。
工作人員在活動頁中點選所有參加者列表中的所有參加者名單，找到該位參加者後，確認參加資訊正確無誤後，點選「報到」切換報到狀態為「已報到」，即可完成報名。
📍支援多人同步協作
除了可以用以上兩種方式進行報到，考量到大型賽事或活動的人員配置，此功能可以多位人員同步協助，以消化多位參加者，讓現場動線更順暢。工作人員可持行動裝置進行，所有現場報到狀況將同步至APP及電腦版，參加者報到狀況一覽無遺。
上線前的品質控管
由於這個新功能應用於大型活動賽事，為了確定上線後的穩定度，我們也再上線前安排了一系列測試。
● 建立測試活動模擬實測
若沒有收到信中QRcode的報名者，由工作人員可使用此種方式，點選所有參加者名單，確認該位報名者資訊後切換報到狀態，即可完成報名。
● 約騎大使實際測試
我們請了兩位車友協助，實際帶團騎活動使用測試版本進行測試，並協助觀察現場參加者的實際情形，回報使用狀況給我們，更貼近實際活動流程。
成效與回饋
我們將此功能應用於官方活動當中，領騎的車友給出相當不錯的回饋，雙向的報到方式有確實解決現場報到時，車友找不到確認信的問題，另外，也有實際運用於大型活動DIRTY FORMOSA Village 屏東站當中，主辦方表示沒有太大問題，但未來賽事型活動可能會更適合。而後續的大型賽是因疫情延期，因此賽事的實際運用狀況仍需持續追蹤與更新。
